,

Spara ”Redigera-länken” för varje inskickat svar i Google Formulär

Jag behövde skapa ett formulär där jag ville ha möjlighet att öppna och redigera inskickade svar. Jag vill inte redigera i ett kalkylblad utan i själva formuläret.Innan vi börjar:
Denna guide förutsätter att du har grundläggande kunskaper i hur man skapar ett Google-formulär.

Alla som svarar på frågor i ett formulär får en unik länk som kan användas för redigering av svaren, om denna länk lämnas ut till en annan användare så kan användare 2 redigera de befintliga svaren. Jag kommer att göra ett formulär som är kopplat till ett kalkylblad för felanmälan till vaktmästaren. En användare kommer att kunna lägga in en felanmälan, vaktmästaren kommer sedan att kunna öppna det formuläret och klicka på ”Åtgärdat” och skriva en text på vad hen gjort. Vaktmästaren kommer att få ett e-postmeddelande om nya anmälningar.

Börja med att skapa ett nytt formulär med en fråga och några svarsalternativ.

Förhandsgranskning av det nya formuläret

Så här ser formuläret ut, jag har även skapat en ”fråga” som vaktmästaren sedan kan klicka i. Detta är det enda vi behöver. (Jag har även ändrat utseendet lite på mitt formulär men det är naturligtvis inget som krävs för denna guide.)

Vi klickar nu på knappen ”Svar” högst upp i mitten och sedan på knappen ”Kalkylark”:

Lägg till kalkylark.

Nu öppnas ett nytt kalkylark med några kolumner som skapats automatiskt, men vi behöver en till, nämligen kolumnen ”RedigeringsUrl”. Den lägger du till genom att markera den sista kolumnen, klicka på ”Infoga -> Kolumn åt höger”:

 

Infoga kolumn

I den översta raden på den nya kolumnen skriver ni ”RedigeringsUrl”.

Så, nu har vi skapat ett formulär kopplat till ett kalkylblad där vi även kan spara en länk som vi använder för att redigera ett redan ifyllt formulär. Nu kommer vi till det roliga, vi ska nu använda oss av Google Script, det är där vi får e-posten att skickas och det är där vi plockar fram länken. Tänk på att det inte är i formuläret vi lägger till detta utan i kalkylbladet.

Klicka på menyn ”Verktyg -> Scriptredigerare” i kalkylbladet.

Öppna skripteditor

Nu kommer följande upp:

Ny scripteditor

Döp projektet till ”Vaktmästare” och töm kodfönstret. Kopiera koden nedan och klistra in istället.

Som ni ser har vi några saker att fylla i för att denna kod ska fungera. nämligen: formId, sheetName, columnName och mailTo. Först ska vi hitta ”formId” genom att gå till redigeringsläget på ditt formulär som du skapade, och kopiera formulärets ID:

(Observera att detta är mitt id och kan inte användas). Sedan tittar vi i kalkylbladet för att hitta ”sheetName”:

Här ser vi att ”sheetName” ska vara ”Formulärsvar 1”. (Detta är standardnamnet). Kommer ni ihåg den extra kolumnen vi skapade? Det namnet använder vi i ”columnName” för att sedan fylla i ”mailTo” med den e-postadress som felanmälan ska skickas till. Nu ser den övre delen av koden ut så här:

Nu måste vi lägga till en utlösande faktor, annars kommer det inte att hända något trots att vi har koden på plats. Klicka på ikonen som bilden visar:

Skapa en utlösande faktor.

Följande ruta kommer upp:

Klicka på texten ”Inga utlösande faktorer har konfigurerats. Klicka här om du vill lägga till en nu.”. Välj sedan i rullgardinerna som bilden visar: (getEditUrls, Från kalkylark, Vid sändning av formulär).

Klicka på ”Spara”.

Nu kan det komma en ruta som talar om att detta kräver behörighet, klicka på ”Granska behörigheter”, välj ditt Google-konto och klicka på ”Tillåt”. (Detta måste göras i organisationer och handlar om att ditt kalkylblad vill kunna bekräfta din identitet.)

Nu ska vi prova om det fungerar, jag öppnar formuläret i min webbläsare och fyller i de obligatoriska sakerna och klickar på ”Skicka”:

Om jag nu öppnar kalkylbladet så ser jag att jag fått in ett svar med en länk:

Nu öppnar jag mitt e-postprogram och ser att jag fått ett meddelande:

Jag klickar på länken och följande kommer upp:

Jag ser det svar, i redigeringsläge, som jag redan skickat in. Detta betyder att jag kan klicka i rutan ”Åtgärdat” nedan och klicka på ”Skicka”. Nu öppnar vi kalkylbladet igen och ser att ändringarna sparats.

Det finns många fördelar med detta system, du har allt sparat och det är enkelt att ha en bra överblick.

Det finns flera inställningar i koden man kan behöva tänka på men om ni behöver hjälp är det bara att ni kontaktar mig.

Lycka till!

 

2 Kommentarer
  1. flake
    flake says:

    Hej, funktion jag behövde! Men tyvärr får jag ”Invalid Id” på OpenById funktionen? Har felsökt genom test av olika sheets (d.v.s. Id’n) och också andra google konton, men alltid detta fel. Någon aning om problemet?

    Svara
    • Daniel Wiberg
      Daniel Wiberg says:

      Nej, inte på rak arm, jag använder koden som den finns beskriven här dagligen.
      Har du konfigurerat ”Utlösande faktorer”?

      Du skriver att du provat olika ”sheets” och deras ID:n. Använder du ID:t från formuläret eller kalkylbladet?

      Tänk på att koden ska ligga i kalkylbladet där svaren sparas och ID:t hämtas från själva formuläret.

      Svara

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *